El ERP ofrece dos caminos para vender. Pedidos de Venta sigue el flujo comercial completo (cotización → pedido → entrega → factura), pensado para ventas con propuesta previa. Ventas Rápidas emite el comprobante en un solo paso, pensado para la venta directa.

Requisitos previos y permisos

  • Dónde está: Escritorio → Ventas → Pedidos de Venta y Ventas Rápidas.
  • Permisos del rol Vendedor: SaleOrder List/View/Create/Update/ExportPdf para pedidos y QuickSale List/View/Create/ExportPdf para ventas rápidas. Anular y emitir notas requieren permisos propios (AccountMove Cancel, AccountMoveReversal Create).
  • Antes de facturar necesita, en Configuraciones, una serie activa para el tipo de comprobante (ver Datos de la empresa y sedes) y, para cobrar al contado, un diario de Caja o Banco con su cuenta contable.

Parte 1. Pedidos de Venta

Estados del documento

Un pedido pasa por estos estados, que se muestran en la parte superior del formulario:

Estado Significado
Cotización Borrador comercial, todavía editable.
Cotización Enviada Ya se envió al cliente por correo o WhatsApp.
Pedido de Venta El cliente aceptó: el pedido está confirmado y ya no se edita.
Facturado Se emitió el comprobante.
Cancelado Se anuló el documento.

Crear una cotización

  1. Abra Pedidos de Venta y pulse Nueva Cotización.
  2. En Datos del documento elija el Cliente (busque por nombre, RUC de 11 dígitos o DNI de 8), el Almacén, la Lista de Precios y la Fecha Emisión.
  3. En Catálogo de Productos busque por nombre, SKU o código de barras y pulse Agregar en cada ítem. Cada línea muestra Cantidad, P.Unit., Dto %, Importe y el Stock disponible (el ícono Ver stock en almacenes muestra el detalle por sede).
  4. En Configuración de cobro indique la Moneda (con su T. Cambio si no es soles), la Cond. Pago y, si corresponde, el Comisionista.
  5. Pulse Guardar (o Ctrl + Enter).

Consejo

Si agrega un servicio, el sistema le recuerda escribir su detalle (dominio, plan, periodo): el cliente verá lo que usted escriba, no un nombre genérico.

Descuentos

Desde el resumen puede aplicar un descuento de tres formas:

  • En todas las líneas de la orden: el mismo porcentaje en cada ítem.
  • Descuento global: calcula el porcentaje sobre lo gravado y agrega una línea de rebaja.
  • Importe fijo: rebaja esa cantidad exacta del total, con su IGV dentro.

También puede escribir el porcentaje en la columna Dto % de cada ítem. El resumen muestra el Descuento Concedido. Descartar quita el descuento comercial del pedido.

Enviar la cotización

Con la cotización guardada, use WhatsApp o el envío por correo. Se envía un enlace privado al PDF que caduca en 15 minutos; el cliente puede indicar correos o números adicionales.

Confirmar, entregar y facturar

  1. Pulse Confirmar Pedido: pasa a Pedido de Venta. Volver a Borrador lo reabre si aún no avanzó.
  2. Si el producto lleva control de stock, Ver Albarán abre la orden de entrega y Validar Entrega descuenta el stock del almacén (el pedido queda Entregado).
  3. Pulse Crear Factura / Boleta. En la ventana elija el Tipo de Comprobante y la Serie (se propone la asignada a su sede; Cambiar serie muestra las demás).
  4. Indique la condición: al contado, elija en Medios de Pago la Caja / Banco de cada importe y use Añadir pago (Exacto completa el saldo); al crédito, fije la Fecha de Vencimiento.
  5. Pulse Generar Comprobante. El comprobante se crea en estado borrador y aparece en el Monitor FE para su envío a SUNAT (ver Facturación electrónica UBL 2.1).
  6. Si el pedido necesita guía, pulse Crear Guía de Remisión (ver Guías de remisión electrónicas).

Importante

Detracción (SPOT): si el comprobante supera el monto y el bien o servicio está sujeto al sistema, el resumen muestra Aplica Detracción (SPOT) con el código, la tasa y el monto a depositar en el Banco de la Nación. Por norma, ese comprobante se emite al crédito: el cliente deposita el monto BN y el saldo neto queda en Cuentas por Cobrar. Puede marcar No aplicar detracción a este comprobante solo si la operación realmente no está sujeta.

Nota

Percepción del IGV y redondeo: si el cliente está afecto, el resumen agrega la Percepción IGV al TOTAL A COBRAR. Aplicar Redondeo agrega la línea de redondeo del importe a cobrar; el asiento contable la registra en las cuentas configuradas.

Parte 2. Ventas Rápidas

La Cabina del Cajero

En Ventas Rápidas verá el historial de facturas y boletas. Filtre por tipo, estado (Aceptado, En contingencia, Anulado), origen y fechas, o busque por RUC, DNI o número. En cada fila puede:

  • Abrir el comprobante, descargar el PDF, el XML SUNAT y el CDR de aceptación.
  • Enviarlo por WhatsApp o por correo.
  • Pulsar Emitir Nota de Crédito / Débito (ver la guía de facturación).
  • Pulsar Anular y Generar Guía de Remisión.

Plantilla, Importar y Exportar permiten cargar comprobantes ya emitidos desde Excel (no se envía nada a SUNAT) o exportar el listado. Si una fila del archivo tiene error, no se guarda nada y se muestra qué corregir.

Emitir una venta rápida

  1. Pulse Nueva Venta.
  2. En Tipo de Documento elija Factura / Boleta o Nota de Pedido (venta sin comprobante electrónico).
  3. Seleccione el Cliente o escriba su DNI/RUC (8 u 11 dígitos). Indique Moneda y T. Cambio si no es soles.
  4. Elija Cond. Pago: Contado o Crédito (con Días y Vence) y el Almacén.
  5. Busque productos por nombre o SKU, o escanee el código de barras. Si el producto lleva SERIE o LOTE, elíjalo al agregarlo.
  6. Si el cliente tiene Saldo a Favor (notas de crédito o adelantos), el sistema se lo muestra: use Aplicar Máximo para saldar automáticamente.
  7. En Pagos pulse Añadir pago, elija el Medio de Pago y el Monto. Los pagos deben sumar el total.
  8. Si va a entregar mercadería, active ¿Emitir Guía de Remisión Remitente? y complete peso, motivo, ubigeos, placa y conductor.
  9. Pulse Procesar Venta y Facturar. Con Nota de Pedido el botón es Registrar Pedido.

Importante

Anular un comprobante aceptado envía a SUNAT una comunicación de baja (en boletas, un resumen de anulaciones), es irreversible y devuelve el stock al almacén; se pide el motivo. Solo se pueden anular facturas y boletas, y una factura únicamente dentro de los 3 días de su emisión: pasado ese plazo el sistema le indica emitir una nota de crédito.

Preguntas frecuentes y errores comunes

Dice «No hay series configuradas para este tipo de comprobante en esta sucursal». Falta crear la serie en Configuraciones → Comprobante Series para su sede.

Dice «No hay cajas ni bancos disponibles para esta sede». Configure un diario de Caja o Banco con su cuenta contable antes de facturar al contado.

Una venta en dólares no me deja continuar. Falta el tipo de cambio del día. Si SUNAT todavía no lo publicó, un usuario con permiso puede ingresarlo en Tipo de Cambio.

Los pagos no cuadran con el total. El sistema no admite cobrar de más ni de menos en un comprobante al contado: use Exacto para completar el saldo.

El pedido ya no me deja editar. Un pedido confirmado se bloquea. Use Volver a Borrador si aún no se entregó ni facturó.

Nota

Implicancia fiscal: la factura y la boleta se generan como XML UBL 2.1, se firman y se envían a SUNAT; el estado de ese envío se sigue en el Monitor FE. Una Nota de Pedido no es comprobante de pago ante SUNAT.