El legajo es la ficha de cada trabajador: datos personales, régimen previsional, cuentas de abono, contratos, derechohabientes y vacaciones. De aquí sale todo lo que después necesita la planilla, el PLAME y el T-Registro.

Requisitos previos y permisos

  • Dónde está: Escritorio → Contabilidad → Legajo de Personal.
  • Permisos: PayrollEmployee List/View/Create/Update/Delete, Contract Create/Update/Delete, y los de derechohabientes, vacaciones y liquidación. Suelen asignarse a un rol de RRHH o Contador.
  • Los parámetros de planillas (UIT, RMV, tasas de AFP) deben estar cargados (ver Cálculo de planilla).

Nota

Empleados (en Configuraciones) y Legajo de Personal son pantallas distintas: la primera es el maestro de empleados del ERP (por ejemplo, comisionistas de ventas); el legajo es el expediente laboral para la planilla.

Paso a paso: alta del trabajador

  1. Abra Legajo de Personal (Legajo de personal) y pulse Nuevo trabajador. Para buscar uno existente use el buscador por nombre o documento.
  2. Datos personales: Tipo de documento, Número de documento, Nombres, Apellido paterno, Apellido materno, Fecha de nacimiento, Sexo, Dirección, Celular, Correo y Centro de costo (al que se cargará su planilla).
  3. Régimen previsional — elija el Sistema:
    • ONP (Sistema Nacional de Pensiones): no pide más datos.
    • AFP (Sistema Privado de Pensiones): elija la AFP (Habitat, Integra, Prima o Profuturo), el Tipo de comisión (sobre flujo o mixta), el CUSPP y la Fecha de afiliación.
  4. Cuentas de abono: Banco del sueldo, Cuenta de sueldo y CCI (20 dígitos); y, para la CTS, Banco de la CTS y Cuenta de la CTS.
  5. Guarde. En la lista el trabajador aparece con su Contrato vigente, Sueldo básico y Previsional (verá Sin definir o Sin contrato vigente si falta algo).

Contratos

Un trabajador solo entra a la planilla si tiene un contrato vigente. En la sección Contratos del legajo:

  1. Pulse Nuevo contrato y complete:
    • Régimen laboral: Régimen general (DL 728), MYPE - Microempresa, MYPE - Pequeña empresa o Practicante (modalidad formativa).
    • Tipo de contrato: Plazo indeterminado, Plazo fijo (sujeto a modalidad), Tiempo parcial o Convenio de prácticas.
    • Categoría ocupacional (Ejecutivo, Obrero o Empleado), Cargo y Sueldo básico (S/).
    • Inicio y, si es a plazo fijo, Término.
    • Seguros: SCTR salud, SCTR pensión, EPS (con el nombre de la EPS) y Seguro Vida Ley.
  2. Guarde. El estado del contrato se muestra como Vigente, Por iniciar o Terminado.

Importante

Un trabajador tiene un solo contrato vigente a la vez. Para dar por terminada la relación laboral use Terminar contrato (indique la Fecha de término, la Causa del término —renuncia, mutuo disenso, vencimiento del contrato, despido arbitrario, despido por causa justa o jubilación— y el Motivo): así se conserva la historia y se habilita la liquidación. Eliminar un contrato es solo para registros erróneos.

Nota

Implicancia laboral y fiscal: el régimen laboral decide los beneficios que corresponden (por ejemplo, las MYPE tienen CTS y gratificación reducidas) y el tipo de contrato a plazo fijo exige su causa objetiva. Los datos del contrato son los que se informan en el T-Registro y en la PLAME.

Derechohabientes

En Derechohabientes registre a los hijos del trabajador: Apellido paterno, Apellido materno, Nombres, Parentesco, Tipo de documento, Número, Fecha de nacimiento y Estudios hasta. Dan derecho a la asignación familiar los hijos menores de edad (o estudiantes dentro del tope de edad) y los hijos con discapacidad; el tope sale de los parámetros legales.

Vacaciones

La sección Vacaciones abre un periodo por cada año de servicio cumplido. Desde ahí:

  • Registrar descanso: fechas de Inicio y Fin.
  • Vender días de vacaciones: Días a vender, Mes de pago y Año de pago. Se puede vender hasta la mitad de los días.

Los días no gozados dentro del plazo generan el triple vacacional. Sin periodos, la pantalla indica que se abren al cumplir un año de servicio.

Exportar para el T-Registro

En Exportar Planillas (Exportaciones de planillas) elija la planilla del mes y T-Registro — períodos (.per). El archivo trae los períodos del vínculo laboral: inicio de cada contrato y, en las bajas, fecha de término y motivo (Tabla 17), de los contratos que empiezan o terminan en el mes.

Advertencia

El ERP genera solo la estructura de períodos (RP_<RUC>.per). El alta completa del trabajador en el T-Registro necesita además los archivos de datos personales, laborales, establecimientos y cuenta, que el legajo todavía no produce: esos se registran en la plataforma de SUNAT. El motivo de baja es referencial; valídelo con su contador antes de importar.

Preguntas frecuentes y errores comunes

El trabajador no aparece en la planilla. No tiene contrato vigente en el periodo, o está inactivo. Revise la columna Contrato vigente.

No puedo crear un segundo contrato. Ya hay uno vigente: termínelo primero con Terminar contrato y cree el nuevo con fecha de inicio posterior.

Falta el CUSPP. El archivo AFPnet sale con esa columna vacía (es opcional en AFPnet), pero conviene registrarlo en el legajo.