Una iniciativa del CRM termina en una venta cuando se convierte en cliente, se le cotiza y el pedido se confirma. Este manual recorre ese camino y explica cómo se organizan los vendedores en equipos.
Requisitos previos y permisos
- Dónde está: Escritorio → Ventas → CRM (ficha de la iniciativa) y Pedidos de Venta. Los equipos están en Equipos de ventas.
- Para cotizar necesita
SaleOrder Create; para convertir en cliente,CrmLead Convert; para administrar equipos,CrmTeam List.
Convertir la iniciativa en cliente
Una cotización necesita un cliente. Mientras la iniciativa no lo tenga, el botón Crear cotización le pedirá primero los datos del cliente para vincularlo (ver más abajo).
- Abra la ficha de la iniciativa y pulse Marcar como ganado (también puede arrastrar la tarjeta a una etapa de tipo Ganado en el embudo).
- Complete la ventana de conversión:
- Tipo de documento y Número de documento del cliente (con él se emitirá la factura o boleta electrónica).
- Nombre o razón social y Dirección.
- Si desea continuar de inmediato, deje marcada la casilla Ir a crear la cotización de este cliente.
- Pulse Ganar y convertir.
Si ya existe un cliente con ese tipo y número de documento, el sistema lo vincula en lugar de crear uno duplicado, y no modifica los datos que ese cliente ya tenía. Si el cliente está archivado, restáurelo primero desde Clientes.
Cotizar sin cerrar todavía la venta
Si pulsa Crear cotización en una iniciativa que aún no tiene cliente, se abre la misma ventana con el título Vincular cliente y el botón Vincular y cotizar. Así queda vinculado el cliente, pero la iniciativa sigue abierta hasta que el pedido se confirme (ver más abajo).
Nota
Una iniciativa marcada como perdida no admite cotizaciones. Si la oportunidad se reactiva, muévala a una etapa en curso desde el embudo.
Crear la cotización
Desde la ficha de la iniciativa, pulse Crear cotización. Se abre el formulario de Pedido de venta con estos datos ya cargados:
| Dato | De dónde sale |
|---|---|
| Cliente | El cliente vinculado a la iniciativa |
| Vendedor | El ejecutivo asignado a la iniciativa |
| Equipo de ventas | El equipo de la iniciativa |
| Comisionista | El empleado asociado al ejecutivo, si lo tiene |
Agregue los productos, revise precios, condiciones de pago y guarde. Puede guardar varias cotizaciones para la misma iniciativa (por ejemplo, alternativas con distintos productos).
En la ficha, el botón Cotizaciones (n) muestra cuántas lleva la iniciativa y el total de las confirmadas; al pulsarlo se abre la lista de pedidos filtrada por esa iniciativa.
Cierre automático al confirmar el pedido
Cuando alguien confirma un pedido que nació de una iniciativa, el CRM actualiza la iniciativa por su cuenta:
- La mueve a la etapa Ganado, con la probabilidad y la fecha de cierre que corresponden a esa etapa.
- Actualiza el monto estimado con la suma de los pedidos confirmados, expresada en la moneda de su empresa (los pedidos en otra moneda se convierten con su tipo de cambio).
- Deja una nota en el historial: «Oportunidad ganada automáticamente al confirmarse el pedido…», con el número y el importe.
Confirmar dos veces el mismo pedido no repite el aviso.
Importante
Si la iniciativa estaba marcada como perdida, la confirmación del pedido no la reabre: solo deja una nota en el historial para que el ejecutivo decida. La venta en sí no se ve afectada.
Equipos de ventas
Los equipos agrupan a los vendedores y permiten medir resultados por grupo. Los administradores los gestionan en CRM → Equipos.
- Pulse para crear un equipo y complete Nombre, Líder y, si lo desea, el Correo del equipo.
- Marque los Miembros (vendedores) que lo integran.
- Elija un Color y deje activada la opción Activo.
En la lista de equipos verá, por cada uno, su líder, cuántos miembros tiene y cuántas iniciativas lleva. Un equipo desactivado deja de ofrecerse al asignar iniciativas, pero conserva su historia.
Asignar una iniciativa a un equipo permite:
- Filtrar el embudo con Todos los equipos.
- Comparar el Rendimiento y conversión de cada equipo en los reportes.
- Heredar el equipo en las cotizaciones de esa iniciativa.
Buenas prácticas
- Confirme el documento del cliente antes de cotizar para que la cotización nazca con los datos fiscales correctos.
- Registre la fecha de Cierre estimado: alimenta el pronóstico de ventas.
- Cuando se pierda una oportunidad, escriba el motivo con claridad: los reportes agrupan los motivos más frecuentes.
Preguntas frecuentes y errores comunes
No veo el botón Crear cotización. Falta el permiso SaleOrder Create, o la iniciativa está marcada como perdida.
Me dice que ya existe un cliente archivado con ese documento. Restáurelo desde Clientes y repita la conversión.
Confirmé el pedido y la iniciativa no pasó a Ganado. Verifique que el pedido se haya creado desde la iniciativa (botón Crear cotización) y que exista una etapa de tipo Ganado en Etapas del CRM. Si la iniciativa estaba perdida, solo se deja una nota.
¿Puedo cotizar en dólares? Sí. El pedido admite otra moneda con su tipo de cambio, y el CRM convierte el total a la moneda de su empresa al actualizar el monto.
Nota
Implicancia fiscal: la cotización y el pedido no son comprobantes de pago. La factura o boleta electrónica (UBL 2.1) se emite después, desde el pedido, y el número de documento del cliente que usted confirmó aquí es el que viaja a SUNAT. Ver Pedidos y Ventas Rápidas.