El acceso al ERP se controla en tres niveles: el módulo (qué secciones ve el usuario en su escritorio), el permiso (qué acciones puede hacer en cada pantalla) y la sede (en qué establecimiento trabaja). Los permisos no se dan uno a uno a cada persona: se agrupan en roles y se asignan los roles.

Requisitos previos y permisos

  • Dónde está: Escritorio → Configuraciones → Usuarios, Roles y Permisos.
  • Permisos: User List/View/Create/Update/Delete, Role List/Create/Update y Permission List. Esta zona la administra el rol Administrador.
  • Antes de crear usuarios debe haber al menos una sede (local) y, si el usuario va a vender en el POS, un punto de venta.

Cómo se combinan los permisos

Nivel Cómo se llama Qué controla
Módulo Access Sales Module, Access Pos Module, Access Purchasing Module, Access Inventory Module, Access Accounting Module, Access Reports Module, Access Web Module, Access Shop Module, Access Settings Module Qué secciones aparecen en el escritorio.
Pantalla / acción Modelo Acción, por ejemplo SaleOrder Create, Payrun Close Si puede abrir esa pantalla y cada botón.
Sede Local del usuario Qué sede opera (por ejemplo, los traslados).

Las acciones estándar son List (listar), View (ver), Create, Update, Delete, Restore, ForceDelete (borrado definitivo), ExportExcel, ExportPdf e ImportExcel. Exportar tiene su permiso aparte del de ver: poder ver un listado no autoriza a descargarlo.

Nota

Una pantalla se protege en tres capas: la ruta (si no tiene permiso, el sistema responde "acceso denegado"), cada acción dentro de la pantalla (revoca el permiso aunque la pantalla siga abierta) y cada botón (si no tiene permiso, el botón no se muestra). Por eso, que un botón "no aparezca" no es un error: es la señal de que su rol no incluye esa acción.

Roles predefinidos

Rol Para quién
Administrador Acceso total. No puede borrarse ni quedarse sin permisos.
Vendedor Ventas, clientes, cotizaciones, CRM propio, guía de remisión al entregar; cajas del POS.
Punto de Venta Cajero que solo opera el POS.
Compras Solicitudes de cotización, órdenes de compra y facturas de proveedor.
Almacenero Inventarios, traslados, existencias de su sede.
Contador Contabilidad, SIRE, libros, planillas y tesorería.
Analista de Reportes Solo consulta de reportes.
Gestor Web Blog, sliders, banners y contenido del portal.
Configuración del Sistema Parámetros, series y catálogos de configuración.

Puede crear sus propios roles con el conjunto exacto de permisos que su organización necesite.

Paso a paso: crear un rol

  1. Abra Roles y pulse Nuevo Rol.
  2. Escriba el nombre técnico del rol (por ejemplo admin) y su nombre visible (por ejemplo Administrador).
  3. En Permisos asociados busque por nombre o despliegue el módulo (Expandir todo / Contraer todo). Marque los permisos, o use Seleccionar todo / Desmarcar todo por módulo. El contador muestra cuántos lleva seleccionados.
  4. Pulse Guardar rol.

En la lista de roles, el botón Ver permisos asignados muestra qué incluye cada uno.

Advertencia

Quitarle permisos a un rol puede dejar a sus usuarios sin poder trabajar. Antes de cambiar un rol con usuarios asignados, confirme qué pantallas usan. El sistema le avisa si intenta eliminar un rol que tiene usuarios.

Paso a paso: crear un usuario

  1. Abra Usuarios y pulse Nuevo Usuario.
  2. En Datos del Usuario complete: Nombre completo, Email (es su identificador de acceso), Contraseña y Repetir Contraseña, Dirección, Celular, DNI, Cargo y Género.
  3. Elija el Local (sede) y, para cajeros, el Punto de Venta.
  4. Deje marcado Usuario Activo y, opcionalmente, suba su Foto de perfil (JPG, PNG o WEBP, máximo 2 MB).
  5. En Asignar Roles marque uno o varios roles (con el ícono de ojo puede ver los permisos de cada uno).
  6. Personalizar permisos directos es avanzado: úselo solo si esa persona necesita algo que su rol no le da.
  7. Pulse Crear usuario.

Gestión diaria de usuarios

  • Listado: busque, filtre por Activos / Inactivos y elija las columnas visibles. Las acciones son Ver, Editar, Eliminar y, desde la papelera, Restaurar o Eliminar definitivo.
  • Cambio de contraseña: pulse el ícono de contraseña, escriba la Nueva Contraseña, repítala, marque Enviar correo de notificación si desea avisar al usuario y pulse Cambiar Contraseña.
  • Importar usuarios: Descargar plantilla, rellénela (las columnas son las mismas que salen al exportar) y súbala con Importar desde Excel (XLSX, XLS o CSV, máximo 10 MB).
  • Exportar: a Excel o PDF, con su permiso propio.

Importante

Buenas prácticas de seguridad (ISO 27001): un usuario por persona (nunca cuentas compartidas); el principio de mínimo privilegio (solo los permisos que necesita); desactive de inmediato a quien deja la empresa en lugar de compartir su clave; revise periódicamente quién tiene los roles de Administrador y Contador; y use contraseñas largas y únicas. Las acciones sensibles (anulaciones, cierres, declaraciones) quedan registradas con el usuario que las ejecutó.

Preguntas frecuentes y errores comunes

El usuario entra pero no ve ningún módulo. Su rol no tiene ningún permiso de módulo (Access … Module). Asígnele un rol con las secciones que debe usar.

Veo la pantalla pero no el botón de guardar. Falta el permiso de la acción (Create o Update) en su rol.

«Acceso denegado» al abrir una pantalla. Falta el permiso List de esa pantalla.

Un usuario no encuentra los traslados de otra sede. Los traslados se limitan a la sede del usuario; solo el administrador ve todos.

No puedo eliminar un rol. Tiene usuarios asignados o es el rol Administrador, que no se elimina.