Antes de emitir su primer comprobante hay que configurar la identidad fiscal de la empresa, sus credenciales ante SUNAT, su certificado digital y las series de cada sede. Esta guía recorre esa puesta en marcha en el orden correcto.

Requisitos previos y permisos

  • Dónde está: Escritorio → Configuraciones → Compañia, Tipos de Comprobante, Comprobante Series, Secuencias, Plantillas de Impresión y Copias de Seguridad; Escritorio → Punto de Venta → Locales.
  • Permisos: Company Update (y los Company Web… para la pestaña Web), ComprobanteSerie, Sequence, DocumentSetting, Local y Backup (List/Create/Download/Delete). Es trabajo de administración.
  • Tenga a mano: su RUC, el usuario y clave SOL, el certificado digital (.pem con certificado y clave privada) y los códigos de establecimiento anexo de cada sede.

Parte 1. La ficha de la empresa

En Compañia (Configuración de empresa) hay pestañas. Guarde con el botón Guardar; si una pestaña tiene errores se marca en rojo.

Información general

  • RUC, Nombre comercial, Razón social y Moneda de la empresa.
  • UBL Version (2.1) y el campo Detracción.
  • Ambiente de producción: déjelo desactivado mientras prueba en homologación; actívelo solo cuando vaya a emitir comprobantes reales.
  • Empresa activa.
  • Stock negativo: Permitir, Denegar o Por producto. Caja / Tesorería negativa: Permitir, Denegar o Advertir (bloquea o avisa si un egreso deja la caja en negativo).
  • Avisar lotes por vencer con N días de anticipación.
  • Fecha de Inicio de Operaciones en el ERP (Go-Live Date): los comprobantes anteriores se tratan como históricos o migrados.

Contacto y ubicación

Celular, Teléfono, Correo, Sitio web y los datos del servidor de correo (SMTP, Puerto, Username SMTP, Password SMTP), con los que el sistema envía comprobantes y avisos. La Dirección fiscal con Departamento, Provincia, Distrito y Ubigeo.

SUNAT y certificados

  1. Política de emisión de boletas en POS:
    • Envío individual en tiempo real: cada boleta se envía al cobrar (bajo volumen).
    • Resumen Diario al Cierre Z (recomendado): las boletas se acumulan y se envían en bloque al cerrar la caja (alto volumen). Las facturas siempre se envían en tiempo real. También puede permitir o no la venta a crédito en el POS.
  2. Proveedor de Facturación Electrónica: hoy operan Greenter (emite el sistema con su certificado: el camino probado en producción) y Simulación (no envía nada a SUNAT, útil para pruebas). Los demás (OSE, API externa) figuran como Aún no disponible y bloquean la emisión con un aviso si se eligen.
  3. Credenciales: SOL User, SOL Password, Cliente ID y Cliente Secret.
  4. Certificado digital: Cargar certificado digital (.pem) (máximo 2 MB; debe contener el certificado y la clave privada). Se muestra la fecha de inicio y fin de vigencia.
  5. Régimen fiscal: marque ¿Es Agente de Percepción? o ¿Es Agente de Retención? solo si tiene la resolución que lo acredita (escriba el N° de resolución).
  6. Credenciales API SIRE (RCE / RVIE) y credenciales de consulta de comprobantes (la lupa «Validez SUNAT»): son credenciales distintas entre sí.

Importante

Seguridad: el Client Secret y la Clave SOL se guardan cifrados y no vuelven al navegador: déjelos en blanco para conservar los guardados. Use una clave SOL secundaria con permisos mínimos y renueve el certificado antes de su fecha de fin: con el certificado vencido, SUNAT rechaza los comprobantes.

Nota

Implicancia fiscal: los comprobantes se firman con el certificado digital y se envían con el usuario SOL de la empresa. El RUC, la razón social y el domicilio fiscal de la ficha son los que salen impresos en cada factura, boleta, nota y guía: deben coincidir con la ficha RUC de SUNAT.

Branding (logo), Web (dominio, redes, tema; ver Dominio propio y marca blanca) y Legal (Cuentas Corrientes y Condiciones que se imprimen en los documentos).

Parte 2. Sedes (locales)

En Locales cree cada establecimiento: Nombre, Código, Anexo SUNAT (código de establecimiento anexo), Almacén por defecto, dirección con Departamento / Provincia / Distrito, y contacto. El Anexo SUNAT y la dirección de cada sede salen en sus comprobantes. Los almacenes cuelgan de la sede (ver Almacenes y canales de venta).

Parte 3. Series y correlativos

Cada tipo de comprobante necesita una serie por sede (y, si corresponde, por punto de venta).

  1. Tipos de Comprobante: catálogo de documentos con su Código SUNAT (01 Factura, 03 Boleta, 07 Nota de crédito, 08 Nota de débito, 09 Guía de remisión…). Normalmente ya viene cargado.
  2. Secuencias: el contador de números. Defina el Código, el Nombre, el Padding (ceros a la izquierda), el Siguiente N° y el Incremento. Elija la implementación Sin huecos (estricto) para comprobantes fiscales. Solo los administradores pueden modificar el correlativo inicial.
  3. Comprobante Series: cree la serie con su Local, Punto de Venta (déjelo vacío para Ventas Rápidas y uso administrativo), Tipo de Comprobante, Diario Contable, Serie (nombre) y la Secuencia. La serie tiene 4 caracteres y debe empezar con F (facturas), B (boletas) o T (guías). La Vista previa muestra el primer número (por ejemplo F001-00000001).

Advertencia

Las series deben estar autorizadas por SUNAT para su RUC y su correlativo no puede repetirse ni saltarse. No reutilice una serie en otro sistema de facturación al mismo tiempo.

Parte 4. Plantillas de impresión

En Plantillas de Impresión elija, por tipo de documento, el diseño con que se imprime y descarga (factura A4, ticket 80 mm, nota de crédito, guía, cotización). Las plantillas de comprobantes electrónicos llevan el código QR de SUNAT y la dirección del portal de consulta de comprobantes.

Parte 5. Copias de seguridad

En Copias de Seguridad pulse Generar Copia de Seguridad: se crea un respaldo completo de la base de datos de su empresa en un archivo comprimido .sql.gz, guardado en un espacio privado. Puede Descargar o Eliminar cada copia.

Precaución

Una copia que vive solo en el mismo servidor no protege de su pérdida: descárguela y consérvela fuera de él, con acceso restringido. Contiene toda su información comercial y contable.

Preguntas frecuentes y errores comunes

SUNAT rechaza los comprobantes con error de certificado. El certificado está vencido, no contiene la clave privada o no corresponde al RUC. Cargue el vigente.

No puedo emitir: «no hay series configuradas». Cree la serie en Comprobante Series para la sede (y punto de venta) que está usando.

El correlativo empezó en un número equivocado. Un administrador puede corregir Siguiente N° en Secuencias, antes de emitir el primer comprobante real.

Quiero emitir en pruebas sin enviar a SUNAT. Elija el proveedor Simulación, y vuelva a Greenter con el ambiente de producción al salir a producción.