Cuando el proveedor ya entregó y usted solo necesita registrar su comprobante, el ERP ofrece dos atajos: Compras Rápidas (con ingreso de mercadería al almacén) y Compra Contable Express (solo asiento contable, ideal para servicios y gastos). También registra los gastos del exterior de proveedores no domiciliados.

Requisitos previos y permisos

  • Dónde está: Escritorio → Compras → Compras Rápidas; Escritorio → Contabilidad → Compra Contable y Gastos del Exterior.
  • Permisos: QuickPurchase List/Create, AccountingPurchase Create/Post/ImportExcel y ForeignExpense List/View/Create. Los permisos de contabilidad suelen asignarse al rol Contador.
  • Necesita un diario de compras configurado y el plan de cuentas (ver Plan contable PCGE y diarios).

¿Cuál usar?

Situación Pantalla
Compra de mercadería que debe ingresar al almacén y pagarse Compras Rápidas
Factura de servicios o gastos (luz, alquiler, honorarios) o mercadería ya ingresada por otro medio Compra Contable Express
Comprobante de un proveedor extranjero sin RUC Gastos del Exterior
Muchos comprobantes ya recibidos en un Excel Importar Excel en Compra Contable

Opción 1. Compra Rápida (con stock)

  1. Abra Compras Rápidas y pulse Nueva Compra Rápida.
  2. En Datos del documento elija el Diario, el Tipo Comprobante (01 Factura, 03 Boleta de venta, 02 Recibo por honorarios, 07 Nota de crédito, 08 Nota de débito, 12 Ticket de máquina registradora), el Nro Factura (por ejemplo T001-00001234) y la Fecha.
  3. Elija el Proveedor, la Moneda (con T. Cambio), el Local y el Almacén.
  4. Agregue los productos en Catálogo de Productos con + Agregar. Si llevan SERIE o LOTE, registre el número de serie (uno por línea) o el nombre del lote con sus fechas de fabricación y vencimiento.
  5. Reparta el Centro de Costo de cada línea si corresponde, o use Cargar desde Plantilla… (distribución analítica).
  6. En Condiciones y cobro elija la Cond. Pago, el Vencimiento y la Percepción IGV si aplica.
  7. Registre los Medios de Pago si paga al contado: Agregar línea, Método de Pago, Monto y Nro. Operación. El indicador debe decir Cuadrado.
  8. Adjunte el Comprobante Original (PDF/IMG) y guarde.

Advertencia

Ley de Bancarización: los pagos que superan el monto legal exigen un medio de pago bancario y el número de operación (campo marcado con (SUNAT)). El umbral depende de la moneda (soles o dólares) y es un dato de configuración del sistema, no un valor fijo del código: si la norma cambia, el administrador lo actualiza. Pagar en efectivo por encima del monto puede hacer perder el gasto y el crédito fiscal.

Opción 2. Compra Contable Express (solo asiento)

Se contabiliza al instante: no nace en borrador.

  1. Abra Compra Contable (Compra Contable Express).
  2. En Cabecera Tributaria elija el Proveedor, la Sede, el Diario de Compras, el Tipo de Comprobante, la Serie, el Número y la Fecha de Emisión.
  3. Elija el Tipo de Operación: Mercadería / Existencias o Servicios / Gastos de Adm. y Ventas. El sistema indica el destino automático de la cuenta; para repartir entre áreas use una Plantilla de Distribución Analítica.
  4. Complete la Condición de Pago, la Moneda y el Tipo de Cambio Compra.
  5. En la Matriz de Importes escriba la Base Imponible y el sistema calcula el IGV (con opciones para ISC e ICBPER si corresponde).
  6. Active, si corresponde, uno de estos regímenes (no se acumulan entre sí):
    • Detracción (SPOT): elija el código; el neto a pagar al proveedor va a la cuenta 42121 y la detracción a la 42122 (Banco de la Nación).
    • Percepción IGV Sufrida.
    • Retención IGV Practicada, con su porcentaje (no se combina con la detracción).
  7. Revise la Partida Doble: Total Debe, Total Haber y Diferencia deben cuadrar (el indicador se pone verde). Allí verá el Neto a Pagar Proveedor (42121) y el Total Asiento (incluye destino).
  8. Pulse Publicar Compra (Ctrl + Enter). Guardar Borrador conserva el trabajo sin contabilizar.

Importar varios comprobantes

Con Importar Excel, descargue primero la plantilla (trae las instrucciones, sus centros de costo y sus diarios de Caja/Banco), complételo y súbalo. Si una sola fila falla, no se guarda nada: corrija el archivo y vuélvalo a subir completo.

Opción 3. Gastos del Exterior (no domiciliados)

Para comprobantes de proveedores extranjeros (suscripciones de software, hosting, dominios) que no cobran IGV.

  1. Abra Gastos del Exterior y pulse Registrar gasto.
  2. Complete proveedor, categoría, comprobante, fecha e importe en su moneda de origen. El sistema convierte a soles con el tipo de cambio.
  3. Marque el estado de pago; cuando pague, use Pagar en la fila (Registrar pago).
  4. Filtre por Año, Mes, Categoría, Proveedor y Estado de pago, y exporte el Anexo Renta en Excel o PDF.

Importante

Implicancia fiscal: los pagos a no domiciliados no dan crédito fiscal de IGV en el Registro de Compras 8.1 y se llevan en un registro aparte con el total deducible para el Impuesto a la Renta (art. 37 de la LIR). Según el servicio, puede corresponder retener y pagar el impuesto a la renta de no domiciliados y autoliquidar el IGV; consulte con su contador.

Preguntas frecuentes y errores comunes

El asiento no cuadra y no me deja publicar. Revise que la base, el IGV, la detracción, la percepción y los medios de pago sumen el total del comprobante: Diferencia debe ser cero.

No me deja activar detracción y retención a la vez. No se acumulan: SUNAT las trata como regímenes excluyentes.

«Sin tipo de cambio publicado para esta fecha». Ingrese el tipo de cambio manualmente o regístrelo en Contabilidad → Tipo de Cambio.

Cargué mal una compra. Si ya está contabilizada, no se borra: se genera un extorno (contra-asiento) desde la lista de compras, o una nota de crédito del proveedor.

Nota

Implicancia contable: la factura reconoce el gasto o el inventario por la base, el IGV (cuenta 40111, crédito fiscal) y la cuenta por pagar 42. El comprobante sale en el Registro de Compras 8.1 y se concilia con SUNAT en SIRE Compras (ver SIRE Compras RCE).