El flujo de compras del ERP sigue el orden natural: pide cotización al proveedor, la confirma como orden de compra, recibe la mercadería en el almacén y registra la factura del proveedor. Cada paso deja su rastro en inventario y contabilidad.

Requisitos previos y permisos

  • Dónde está: Escritorio → Compras → Solicitudes de Cotización.
  • Permisos: PurchaseOrder List/View/Create/Update/ExportPdf para el pedido, PurchaseBill View para ver las facturas y PurchaseBill Accounting para ver el asiento contable.
  • El proveedor debe existir en Partners (marcado como proveedor) y los productos en Inventarios → Productos. La sede y el almacén de destino deben estar configurados.

Estados de la compra

Estado Significado
Cotización La solicitud (RFQ) se está preparando o ya se envió al proveedor.
Pedido Confirmada como orden de compra: ya no se edita.
Hecho La compra se completó.
Cancelado Anulada.

Paso a paso

1. Crear la solicitud de cotización

  1. Abra Solicitudes de Cotización y pulse Nueva RFQ.
  2. En Datos del documento elija la Moneda (con su T. Cambio), la Fecha de Recepción y la Fecha Límite.
  3. Elija el Proveedor (búsqueda por nombre o RUC; Cambiar lo modifica), la Local / Sede y el almacén en Entregar a (Almacén).
  4. En Catálogo de Productos busque por nombre, SKU o código de barras y pulse + Agregar. En cada línea indique la Cantidad y el Precio Unit. (la UoM sale del producto).
  5. Si la compra se reparte entre áreas, use Destino / C. Costo: reparta el porcentaje entre centros de costo (debe sumar 100 %) con Añadir área.
  6. En Condiciones de Pago elija Contado (sin plazo) o un plazo, y escriba las Notas y Términos.
  7. Pulse Guardar Orden.

2. Enviar la solicitud al proveedor

Pulse Enviar y elija el documento:

  • Solicitud de cotización: lleva descripción, cantidad y unidad, sin precios.
  • Orden de compra: lleva precios unitarios, cantidades e importes pactados.

Se envía por correo o WhatsApp como un enlace privado que caduca a los 15 minutos. Si el proveedor no tiene correo registrado, puede escribirlo y marcar Guardar este correo en la ficha del proveedor.

3. Confirmar la orden de compra

Cuando el proveedor responda con sus precios, ajuste las líneas y pulse Confirmar Pedido. La compra pasa a Pedido y el documento queda en solo lectura.

4. Recibir la mercadería

  1. En el pedido pulse Recibir Productos.
  2. El sistema genera la recepción que ingresa la mercadería al almacén indicado, con su movimiento de inventario y valorización. Después del ingreso el botón cambia a Productos Recibidos.
  3. Las recepciones se listan en la pestaña Recepciones del pedido.

5. Registrar la factura del proveedor

  1. Pulse Crear Factura (Registrar Factura del Proveedor).
  2. Elija el Tipo de Comprobante (01 Factura, 03 Boleta de venta, 02 Recibo por honorarios, 07 Nota de crédito, 08 Nota de débito, 12 Ticket de máquina registradora).
  3. Escriba el Nro. Comprobante del Proveedor (por ejemplo F001-00012345), la Fecha de Factura y adjunte el Comprobante Original (PDF/IMG), opcional.
  4. Revise las condiciones de pago (se heredan del pedido) y, si el proveedor es agente, la Percepción IGV.
  5. Revise el resumen (Op. Gravada, Subtotal Comprobante, Total Comprobante, Neto a Pagar Proveedor) y pulse el botón de crear.

La factura queda en la pestaña Facturas del pedido, con Ver Comprobante y Ver Asiento Contable.

Importante

Detracción (SPOT): si la operación está sujeta, marque Aplica Detracción (SPOT); el sistema separa en el asiento el neto a pagar al proveedor (cuenta 42121) del depósito al Banco de la Nación (42122). La detracción no se acumula con la percepción.

Nota

Implicancia fiscal y contable: la factura registrada alimenta el Registro de Compras 8.1 y el crédito fiscal del IGV; una compra sin comprobante válido no da derecho a crédito fiscal. La recepción valoriza el inventario al costo de compra (cuenta 20) y la factura reconoce la cuenta por pagar (cuenta 42).

Eliminar o cancelar una compra

  • Cancelar una orden anula los movimientos de inventario pendientes.
  • Eliminar una compra con asiento contable emite su extorno (contra-asiento) y descuenta del almacén la mercadería ya recibida. El asiento original y su extorno permanecen en el Libro Mayor: un hecho contable registrado no se borra.
  • Emitir NC / ND desde la lista registra una nota de crédito o débito del proveedor.

Preguntas frecuentes y errores comunes

«TC sin registrar. Ingréselo a mano». En compras en moneda extranjera falta el tipo de cambio de la fecha; escríbalo en T. Cambio o regístrelo en Contabilidad → Tipo de Cambio.

No puedo editar el pedido. Un pedido confirmado se bloquea; las líneas ya no se modifican.

El reparto por centros de costo no me deja guardar. La suma debe ser exactamente 100 %.

La factura del proveedor llegó con otra fecha de vencimiento. El plazo se recalcula desde la fecha de factura; para cambiarlo, edite las condiciones del pedido.