La contabilidad del ERP es automática: cada venta, compra, cobro o planilla genera su asiento de partida doble usando las cuentas y los diarios que usted configura una vez. Este manual explica esa configuración y cómo registrar un asiento manual.
Requisitos previos y permisos
- Dónde está: Escritorio → Contabilidad: Cuenta Contable, Config. Contable, Centros de Costo, Tipos de Diario, Diarios, Asientos Contables, Impuestos y Términos de Pago.
- Permisos:
Account List/Create/Update,AccountSetting List/Update,JournalType,Journal,AccountMove List/Create/Post. El rol Contador los incluye. - Debe haber un plan de cuentas cargado (el PCGE) antes de configurar nada más.
Parte 1. El plan de cuentas
Abra Cuenta Contable (Plan Contable General Empresarial). Para crear una cuenta, complete Datos Generales:
| Campo | Qué es |
|---|---|
| Código | Según el PCGE, hasta 20 dígitos (por ejemplo 10, 101, 1011). |
| Nombre de la Cuenta | Por ejemplo Caja, Clientes, Mercaderías. |
| Tipo de Cuenta | Por Cobrar (Clientes), Por Pagar (Proveedores), Liquidez (Bancos/Efectivo), Otro. |
| Cuenta Padre | Si no la elige, se asigna según el código (la cuenta 1011 cuelga de 101). |
| Estado | Activo o Inactivo. |
En Configuración Avanzada:
- Conciliable: permite conciliar sus movimientos (bancos, clientes, proveedores).
- Requiere centro de costos: obliga a asignar un centro de costos en los asientos.
- Es cuenta de registro: la usa el sistema como cuenta de registro contable.
- Cuenta Contrapartida Débito / Crédito e Impuesto Asociado: automatizan asientos de cuentas auxiliares.
Nota
El PCGE agrupa las cuentas por clase: 1 Efectivo, 2 Existencias, 3 Inversiones, 4 Tributos y cuentas por pagar, 5 Patrimonio, 6 Gastos por naturaleza, 7 Ventas e ingresos, 8 Saldos intermediarios de gestión, 9 Costos de producción, 0 Cuentas de orden. Cree cuentas hijas respetando el código del PCGE para que los libros electrónicos y los estados financieros funcionen.
Parte 2. Configuración contable (cuentas por defecto)
En Config. Contable se define con qué cuentas se asienta cada operación. Es la pantalla más importante de la implantación: marque una configuración como activa (Marcar como configuración activa).
| Bloque | Cuentas que pide |
|---|---|
| Clientes y Proveedores | Cuentas por Cobrar (clase 12) y Cuentas por Pagar (clase 42). |
| Ingresos (Ventas) | Ventas Mercaderías, Ventas Servicios, Fallback General, devoluciones y descuentos (clase 70). |
| Gastos (Compras) | Compras Mercaderías, Compras Servicios, devoluciones y descuentos (clase 60/63). |
| Parámetros Fiscales y Ajustes | IGV Ventas, IGV Compras, Redondeo / Diferencias (cuentas de pérdida y de ingreso). |
| Impuestos Específicos SUNAT | ISC Ventas (4012), ICBPER Ventas (40189) y Percepciones IGV (40113). |
| Valoración de Inventarios y Costos | Mercaderías / Almacén (clase 20), Costo de Ventas Mercaderías (clase 69), Cargas Imputables / Espejo (clase 79), Variación de Existencias (clase 61), Apertura de Inventario (50 u 89), Transferencias entre Cajas (clase 10) y Caja Principal / Efectivo. |
| Destino por función | Gastos Administrativos (clase 94) y Gastos de Ventas (clase 95), para compras de servicios sin centro de costo. |
Advertencia
Si una cuenta no coincide con la naturaleza de la operación, el sistema avisa «Cuenta inconsistente con la naturaleza de la operación». Sin la cuenta de Variación de Existencias no se puede facturar una compra de bienes (es la contrapartida del ingreso a almacén).
Otros catálogos relacionados: Impuestos (IGV 18 %, ISC, ICBPER, exoneradas, inafectas), Términos de Pago, Centros de Costo y Distribución Analítica (plantillas para repartir un gasto entre áreas).
Parte 3. Tipos de diario y diarios
Un diario es el "libro" donde se registran las operaciones de un mismo tipo (ventas, compras, banco, caja).
- En Tipos de Diario cree el tipo con su Código (por ejemplo
SALE,PURCH), Nombre, Orden y Estado. - En Diarios cree cada diario con las pestañas General, Cuentas, Banco / Caja, Documentos y Métodos de Pago:
- General: Código (mayúsculas, números,
_y-), Nombre, Tipo de diario, Moneda, Local y Punto de Venta (obligatorio en diarios tipo Caja), Estado (Activo, Inactivo, Archivado). - Cuentas: la cuenta contrapartida principal y la cuenta suspense / puente.
- Banco / Caja: Nombre del banco, número de cuenta, CCI, SWIFT/BIC e IBAN (solo si el diario es de tipo Banco).
- Documentos: Usar documentos, para que el diario emita comprobantes con serie.
- Métodos de Pago: los medios que acepta; el detalle se afina en la Matriz de Pagos (ver Medios de pago y comprobantes).
- General: Código (mayúsculas, números,
Parte 4. Asientos manuales
- Abra Asientos Contables. Filtre por Tipo, Estado (Borrador o Publicado), Diario y fechas, o busque por número o glosa.
- Pulse crear (Nuevo asiento contable).
- En la cabecera complete el Diario, la Fecha contable, la Sede, el Nro. Referencia (por ejemplo
F001-00000578) y la Glosa general (las líneas sin glosa propia la heredan). - En Apuntes contables use Agregar línea: elija la Cuenta contable (búsqueda por código o nombre), el Centro de costo, el Contacto, y el importe en Debe o Haber. Duplicar copia una línea.
- Los Totales deben mostrar Asiento cuadrado con Diferencia 0.00.
- Guardar borrador conserva el trabajo; Publicar asiento lo contabiliza.
Importante
Implicancia contable y fiscal: un asiento publicado no se edita ni se borra: se corrige con un extorno (contra-asiento) o con un asiento de ajuste. Solo los asientos publicados alimentan el Libro Diario, el Libro Mayor, el Balance de Comprobación y los libros electrónicos del PLE. Respete la partida doble: el Debe siempre igual al Haber.
Preguntas frecuentes y errores comunes
No me deja publicar el asiento. Revise que la diferencia sea cero y que las cuentas que lo requieren tengan centro de costos.
Una venta no genera asiento. Verifique que exista una configuración contable activa y que el diario de la serie tenga sus cuentas.
No encuentro una cuenta en el selector. Está inactiva o su código no existe en el plan: créela en Cuenta Contable.
Cambié la configuración y las ventas anteriores no cambiaron. Es lo esperado: los asientos ya publicados conservan las cuentas con que se contabilizaron.