La planilla toma el sueldo del contrato vigente de cada trabajador, le suma y resta los conceptos del mes y entrega una boleta de pago por trabajador, con el costo total para la empresa. Todo con los valores legales que usted mantiene en los parámetros, sin cifras escondidas en el sistema.

Requisitos previos y permisos

  • Dónde está: Escritorio → Contabilidad → Planillas y Parámetros de Planillas.
  • Permisos: Payrun List/View/Create/Update/Process/Close/Delete y Payslip View. Quien cierra la planilla necesita Payrun Close.
  • Antes de calcular, cada trabajador debe tener contrato vigente y régimen previsional (ver Legajo de personal) y los parámetros del año vigentes.

Parámetros de la planilla

En Parámetros de Planillas hay tres pestañas:

  • Parámetros legales: valores con vigencia, entre ellos la UIT, la Remuneración Mínima Vital, la asignación familiar (% de la RMV), el aporte a EsSalud del empleador, el aporte a la ONP, la bonificación extraordinaria (Ley 29351), los tramos y tasas de la renta de 5ta, los recargos de horas extras, los meses de gratificaciones y CTS, y las primas de Seguro Vida Ley y SCTR.
  • Tasas AFP: aporte al fondo, seguro y comisión de cada AFP.
  • Cuentas PCGE: las cuentas contables con que se asienta la planilla.

Nota

Cambiar un parámetro abre una vigencia nueva: las planillas ya calculadas conservan el valor que regía cuando se calcularon. No hay que recalcular planillas antiguas, y tampoco se pueden superponer vigencias.

Paso a paso: la planilla mensual

1. Crear la planilla

  1. Abra Planillas y pulse Nueva planilla.
  2. Elija el Año, el Mes y el Tipo de planilla: Planilla mensual, Gratificación o CTS.
  3. Pulse Crear. Nace en estado Borrador con un código (PLA para mensual, GRA, CTS).

2. Registrar las novedades

Dentro de la planilla, la tabla Trabajadores y novedades del mes lista a los trabajadores activos con contrato en el periodo. Sin novedades, el mes se paga completo. Para cada trabajador con novedades pulse Novedades y complete:

Campo Efecto
Ausencias sin goce (días) Descuenta los días no trabajados.
Subsidio de la empresa (días) Días subsidiados por el empleador.
Subsidio de EsSalud (días) Días subsidiados por EsSalud (enfermedad, maternidad).
Horas extras · primer recargo y · segundo recargo Se pagan con los recargos de los parámetros.
Ingreso extraordinario (S/) Un pago adicional del mes.
Ingresos de otros empleadores (S/) y Retenciones de otros empleadores (S/) Para calcular bien la renta de 5ta del trabajador que tuvo otro empleo en el año.

Pulse Guardar.

3. Calcular

  1. Pulse Procesar y confirme.
  2. La planilla pasa a En proceso (la pantalla se actualiza sola) y luego a Calculada. Si algo falla queda Fallida y se muestra el motivo exacto, por ejemplo un parámetro legal sin vigencia o un trabajador sin régimen previsional.
  3. En la planilla calculada verá por trabajador los Ingresos, los Descuentos y la Boleta. En la lista de planillas, el Neto a pagar y el Costo empleador totales.

4. Qué incluye el cálculo

  • Ingresos: sueldo básico, asignación familiar (si tiene derechohabientes que la generan), horas extras, ingresos extraordinarios y la bonificación extraordinaria en gratificaciones.
  • Descuentos: aporte a ONP o a la AFP (fondo, seguro y comisión según su tipo), renta de 5ta categoría y otros descuentos.
  • Aportes del empleador: EsSalud (con el crédito de la EPS si corresponde), Seguro Vida Ley y SCTR. No se descuentan al trabajador pero forman el costo empleador.

La renta de 5ta se calcula con el procedimiento de SUNAT: proyecta el ingreso anual (lo del mes, los meses que faltan, las gratificaciones por pagar y lo ya percibido), deduce 7 UIT, aplica la escala progresiva acumulativa (5, 20, 35 y 45 UIT) y divide el saldo por el factor del mes (12 de enero a marzo, 9 en abril, 8 de mayo a julio, 5 en agosto, 4 de septiembre a noviembre; en diciembre se regulariza).

Consejo

Antes de calcular el mes real, use la Simulación de boleta de un trabajador (Mes y Año): muestra los mismos conceptos como un cálculo "en seco" que no guarda nada.

5. Revisar, reabrir y cerrar

  • Abra la Boleta de un trabajador para ver el detalle y use Descargar PDF para entregársela.
  • Si encuentra un error, pulse Reabrir: se descartan las boletas calculadas y puede corregir novedades y volver a calcular.
  • Cuando todo esté conforme, pulse Cerrar planilla. Al cerrar las boletas no pueden cambiar, y si la planilla genera asiento contable, puede abrirlo desde ella.

Importante

Implicancia contable y fiscal: la planilla genera su asiento con las Cuentas PCGE configuradas: gasto de sueldos (6211), asignación familiar (622) y EsSalud del empleador (6271) contra sueldos por pagar (4111), renta de 5ta (40173), EsSalud (4031), ONP (4032) y AFP (4071) por pagar. Son las cuentas sugeridas; puede cambiarlas en la pestaña Cuentas PCGE. Los datos de la planilla cerrada son la base del PLAME y de AFPnet (ver AFPnet, PLAME y beneficios). Una planilla cerrada no se edita.

Preguntas frecuentes y errores comunes

La planilla quedó «Fallida». Lea el motivo en pantalla. Los más comunes: falta un parámetro legal vigente en la fecha del periodo, el trabajador no tiene régimen previsional definido o su contrato no cubre el mes.

Un trabajador no aparece en la lista. No tiene contrato vigente en ese mes o está inactivo.

La asignación familiar no se pagó. Verifique en Derechohabientes que el hijo cumpla la edad (o sea estudiante dentro del tope) y esté registrado.

El neto no coincide con mi cálculo manual de 5ta. La retención depende de las remuneraciones de los meses anteriores y de los ingresos de otros empleadores; revise esas novedades.

¿Puedo eliminar una planilla? Solo en estados que lo permiten (por ejemplo, borrador); una planilla cerrada no se elimina.