Cada entrada o salida de mercadería deja un movimiento en el kárdex, con su cantidad y su costo. El ERP mantiene así el Registro de Inventario Permanente que exige SUNAT, físico (formato 12.1) y valorizado (formato 13.1), siempre cuadrado con la contabilidad.

Requisitos previos y permisos

  • Dónde está: Escritorio → Inventarios: Kárdex de Productos, Kárdex Consolidado, Stock de productos, Inventario Inicial / Apertura, Toma de Inventario Físico, Carga / Ajuste de Stock y Traslados de Mercadería.
  • Permisos: Kardex List para los kárdex, StockReport List para existencias, InitialInventory, PhysicalInventory, StockAdjustment y StockPicking (List/View/Create/Approve/Receive) para cada flujo. El rol Vendedor solo consulta existencias y la ficha del traslado.
  • Los almacenes y ubicaciones deben existir (ver Almacenes y canales de venta) y los productos de tipo Bienes deben tener su método de costeo definido.

Consultar existencias

Stock de productos (Reporte de Existencias) muestra por producto: A la mano, Disponible, Entrante, Saliente, Costo Unit., Valor Total y Próx. Vencimiento. Filtre por Almacenes, Categoría o busque por nombre, SKU o código de barras. Al pie verá el Valor total del inventario. Cada fila ofrece Historial (Kárdex), Reabastecimiento y Ubicaciones.

El kárdex

Kárdex de Productos (un producto)

  1. Abra Kárdex de Productos y busque el producto por nombre, SKU o código de barras.
  2. Elija el Almacén (o Todos) y el rango Desde / Hasta.
  3. Verá el Saldo inicial, las Entradas, las Salidas, el Saldo final y el Costo actual, y debajo cada movimiento con su Fecha, Operación (código de la Tabla 12 de SUNAT), Comprobante, Lote / Serie, Usuario, Costo U. y saldo corriente (en unidades y en soles).
  4. Descargue el formato oficial con Formatos SUNAT: 12.1 Físico o 13.1 Valorizado, en Excel o PDF.

Advertencia

El panel Revise esto antes de presentar el registro a SUNAT avisa de los movimientos con datos incompletos: por ejemplo, un movimiento sin capa de valorización se muestra con un importe estimado con el costo del propio movimiento. Corríjalos antes de presentar el libro.

Kárdex Consolidado (todo el almacén)

Muestra todas las existencias del periodo con su Tipo de existencia (Tabla 5), Método de costeo, Saldo inicial, Entradas, Salidas y Saldo en unidades y en soles. Marque Solo con movimiento para ocultar las que no se movieron.

Nota

Si el movimiento es una compra y el proveedor entregó factura o guía, el kárdex muestra ese comprobante archivado; si no se registró, muestra la guía de recepción interna.

Inventario inicial (apertura)

Para empezar a operar un almacén con saldos:

  1. Abra Inventario Inicial / Apertura y cree uno nuevo.
  2. Elija la Sede (local), el Almacén, la Fecha de apertura (la del cierre anterior: es la que llevará el kárdex) y una Referencia.
  3. Agregue los productos con su Cantidad y Costo unitario (y Lote / Serie y Vencimiento si se controlan), o use Descargar plantilla y Carga masiva (.xlsx / .csv) → Cargar archivo. Si hay errores, no se carga nada y se listan las filas a corregir.
  4. Guardar borrador (en borrador no afecta al stock) o Procesar apertura.

Importante

Al procesar, el documento queda congelado: se generan los movimientos de kárdex, las existencias y el asiento de apertura. No se puede editar después. El inventario inicial no es una compra: no genera IGV ni cuenta por pagar.

Carga / Ajuste de stock

Para ingresar mercadería de un almacén que ya venía operando (sin pasar por una compra):

  1. Abra Carga / Ajuste de Stock y cree una nueva.
  2. Elija la Sede, el Almacén de destino, la Fecha de operación, el Motivo / Referencia y el Tipo de operación SUNAT (por ejemplo 99 — Otros).
  3. Busque los productos y complete Cantidad y Costo unitario.
  4. Guardar borrador o Procesar carga de stock (genera movimientos, existencias y el asiento de ajuste; el documento queda congelado).

Toma de inventario físico

Compara lo contado con lo que dice el sistema y ajusta la diferencia.

Con colector (conteo completo):

  1. En Toma de Inventario Físico, cree una toma: elija el Almacén, la Fecha del conteo, el Tipo de operación SUNAT y la Referencia.
  2. Pulse Exportar Paquete de Conteo para Colector (.xlsx): trae ubicaciones, catálogo y stock teórico, sellado con un código que impide cargar el conteo de una sede en otra.
  3. Con el conteo hecho, use Importar conteo (columnas location_code, sku_barcode, counted_qty, lot_code).
  4. Revise la Matriz de discrepancias (filtros Todas las filas, Solo faltantes, Solo sobrantes, Solo calces) con los totales de Filas contadas, Faltantes, Sobrantes y Calces exactos. Recalcular teórico vuelve a leer el stock actual.
  5. Guardar borrador o Aprobar y aplicar ajuste en kárdex.

Ajuste rápido (un producto): en Ajuste rápido de inventario escriba lo Contado junto a lo que dice el kárdex; el sistema muestra la Diferencia (+ Sobrante o Faltante) y con ✔ Aplicar (o Aplicar todo) registra el movimiento, la existencia y el asiento.

Precaución

Al aprobar una toma física, el ajuste no se puede deshacer: sus movimientos quedan en el kárdex y en el Libro Mayor. La diferencia se asienta en las cuentas de ajuste de inventario configuradas en Config. Contable; confirme el conteo antes de aprobar.

Traslados entre almacenes

  1. En Traslados de Mercadería pulse para crear una Solicitud de Traslado Interno.
  2. Elija el Almacén Origen, el Almacén Destino (y su Ubicación Destino) y la Fecha Prevista.
  3. Agregue los productos y la Cantidad a trasladar (el sistema muestra el stock disponible en origen y avisa si se excede). Si el producto lleva lote o serie, elija cuáles salen.
  4. Pulse Crear y Confirmar Solicitud. El stock no se descuenta hasta que el almacén de origen despacha.
  5. El almacén de origen abre el traslado y pulsa APROBAR Y DESPACHAR; el de destino pulsa CONFIRMAR RECEPCIÓN (con las cantidades recibidas y, si aplica, los lotes y series).
  6. Puede Imprimir Comprobante del traslado y Emitir Guía de Remisión (ver Guías de remisión electrónicas).

Los estados del traslado son Borrador, Confirmado, Asignado, Realizado y Cancelado.

Nota

Un usuario solo ve y opera los traslados de su sede (los que salen de ella o llegan a ella); el administrador ve todos. Tener el permiso no basta para operar un traslado ajeno.

Preguntas frecuentes y errores comunes

El stock del kárdex no coincide con el reporte de existencias. Revise el filtro de almacén y la fecha. Las existencias muestran el estado actual; el kárdex, el acumulado hasta la fecha final.

«Excede el stock disponible». La cantidad pedida en el traslado supera el stock disponible en el almacén de origen.

Me equivoqué en una carga de stock procesada. El documento está congelado; corrija con un ajuste en sentido contrario o una toma física, de modo que el kárdex conserve el rastro.

El kárdex muestra un importe estimado. El movimiento no tiene capa de valorización; revise el costo de la compra o ajuste de origen.

Importante

Implicancia fiscal: SUNAT exige llevar estos registros a las empresas que superan los topes de ingresos que fija la norma, y la valorización debe ser coherente con la cuenta 20 (mercaderías) del PCGE. El método de costeo elegido no debe cambiarse entre ejercicios sin sustento.