La Guía de Remisión Electrónica Remitente (GRE) es el documento que ampara el traslado de mercadería por vías públicas. El ERP la genera en formato GRE 2.0, la numera, la firma y la envía a SUNAT; después puede seguir su estado en un monitor.
Requisitos previos y permisos
- Dónde está: Escritorio → Inventarios → Guías de Remisión (monitor) y los botones Guía / Emitir Guía de Remisión de Traslados de Mercadería, Pedidos de Venta y Ventas Rápidas.
- Permisos:
DespatchAdvice Listpara el monitor yDespatchAdvice Createpara emitir. El rol Vendedor puede emitir la guía al entregar mercadería. - La empresa necesita certificado digital, las credenciales de SUNAT configuradas y una serie de guía activa en Configuraciones → Comprobante Series (ver Datos de la empresa y sedes).
- Los almacenes de origen deben tener dirección y ubigeo correctos.
Importante
La guía ampara mercadería que ya salió: se emite desde un traslado despachado o desde un pedido de venta entregado. No puede inventarse un traslado solo para obtener una guía.
Paso a paso: emitir una guía
- Parta del documento de origen:
- Traslado entre almacenes: abra el traslado despachado y pulse Emitir Guía de Remisión (o Guía en la lista).
- Venta: desde el pedido entregado pulse Crear Guía de Remisión; en Ventas Rápidas puede activar ¿Emitir Guía de Remisión Remitente? al facturar.
- En Datos del traslado elija:
- Motivo del traslado (Catálogo 20 de SUNAT): por ejemplo 01 Venta, 04 Traslado entre establecimientos de la misma empresa, 02 Compra, 13 Otros, 14 Venta sujeta a confirmación del comprador.
- Modalidad de transporte (Catálogo 18): Transporte privado o Transporte público.
- Fecha de inicio del traslado y Peso total de la carga (en Kilogramos o Toneladas).
- En Direcciones verifique el punto de Partida y el de Llegada: cada uno lleva su Ubigeo (6 dígitos: departamento, provincia y distrito, por ejemplo
150101) y su Dirección. - En Transporte complete los datos según la modalidad:
- Transporte privado (vehículo propio): Placa del vehículo, Marca, y los datos del Conductor (Tipo doc. DNI, Carnet de extranjería o Pasaporte; N° documento, Licencia, Nombres, Apellidos).
- Transporte público (empresa transportista): RUC transportista, Razón social y Registro MTC.
- Revise el Resumen de la guía (motivo, modalidad, inicio, peso y ruta). Si falta algún dato, el panel Faltan dato(s) para poder emitir los enumera.
- Pulse EMITIR GUÍA (o Emitir Guía). La guía se numera y se encola para envío a SUNAT.
Nota
Cuando el motivo es una venta (01 o 14), SUNAT exige identificar al destinatario con su documento: sin él la guía se rechaza. No es necesario que la factura exista todavía: lo normal es despachar y facturar después.
Seguimiento en el monitor
Abra Guías de Remisión (Monitor de emisión y estado SUNAT · GRE 2.0). Busque por serie, correlativo o cliente y filtre por estado:
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Por enviar | La guía existe y está en cola. |
| Enviado (en proceso) | SUNAT recibió el envío y falta su respuesta (hay un ticket). |
| Aceptado | SUNAT la aceptó. |
| Rechazado | SUNAT la observó o rechazó. |
| Error | Falló el envío. |
En cada fila encontrará el motivo (Cat. 20), el ticket y las acciones XML, CDR, Descargar PDF (o Generar PDF) y Reintentar envío. También puede abrir Emitir desde un traslado para crear una guía desde el monitor.
Preguntas frecuentes y errores comunes
La guía fue rechazada por ubigeo. Corrija el ubigeo de partida o llegada (6 dígitos válidos) en la dirección del almacén o del cliente y use Reintentar envío.
«Faltan datos para poder emitir». Complete los campos indicados; los más comunes son el peso, la placa o los datos del conductor.
No puedo emitir una guía de un traslado que aún no salió. Primero debe aprobarse y despacharse el traslado.
El estado queda «Enviado (en proceso)». SUNAT puede demorar; el sistema consulta el ticket. Use Reintentar envío solo si pasa un tiempo prudente.
Importante
Implicancia fiscal: la GRE Remitente es obligatoria para trasladar bienes fuera del establecimiento (venta, traslado entre sedes, compras). Debe emitirse antes de iniciar el traslado y acompañar a la carga (impresa o en formato digital). El transportista público emite además su propia guía; aquí se declara su RUC y registro MTC. Un traslado sin guía vigente expone a sanciones y al decomiso de la mercadería.