Este manual reúne los reportes que responden tres preguntas del dueño o del gerente financiero: ¿cuánto gané? (resultados), ¿cuánto dinero tengo y tendré? (caja y flujo) y ¿quién me debe y a quién debo? (cuentas por cobrar y por pagar).

Requisitos previos y permisos

  • Dónde está: Escritorio → Contabilidad: Estado de Resultados, Situación Financiera, Caja y Bancos, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Extractos Bancarios. Escritorio → Reportes: Estado de Resultados Analítico y Flujo de Caja Predictivo.
  • Permisos: IncomeStatement List, BalanceSheet List, Treasury List, AccountReceivable List, AccountPayable List, BankStatement List, Report CashFlow View, Report IncomeStatement View. Las exportaciones llevan ExportExcel / ExportPdf.
  • Estos reportes leen asientos publicados y los saldos de los diarios de Caja y Banco.

Estado de Resultados

Hay dos versiones:

  • Contable (Contabilidad → Estado de Resultados): ganancias y pérdidas por función y por naturaleza; elija el Ejercicio y el rango Desde / Hasta. Muestra Utilidad bruta, Utilidad operativa y Utilidad (Pérdida) neta, y avisa si las dos lecturas no coinciden.
  • Analítico (Reportes → Estado de Resultados Analítico): elija la Vista Por naturaleza (clase 6 y 7) o Por función (clase 9), la Sede y el Centro de costos. Haga clic en un rubro (Ver asientos) para ver los asientos que lo componen. Muestra Ingresos, Costos y gastos, Resultado del periodo y Margen sobre ingresos.

Nota

La vista por función se alimenta de la contabilidad analítica por destino (clase 9). Si sale en cero no es un fallo del reporte: la empresa aún no definió sus Reglas de Destino (Contabilidad → Reglas de Destino (Clase 6/9)).

Situación Financiera (Balance General)

Elija el Ejercicio y las fechas. Compara Activo con Pasivo + Patrimonio e incluye la Utilidad (Pérdida) del ejercicio. Debe decir Ecuación contable cuadrada (0.00); si dice Descuadre, revise los asientos del periodo. El pasivo se clasifica por rubro del PCGE (las obligaciones financieras y el pasivo diferido figuran como no corriente).

Caja y Bancos

Caja y Bancos (Panel de Tesorería) muestra en tiempo real la Liquidez Total y el Saldo Actual de cada diario de tipo Banco o Caja, con su cuenta PCGE, número de cuenta y CCI.

Desde cada tarjeta puede:

  • Ver Movimientos: los asientos que componen el saldo.
  • Ingreso o Egreso: registrar un movimiento (con Descripción / Glosa y N° voucher opcional), por ejemplo un depósito de cliente o el pago de arbitrios.
  • Transferir desde esta caja: pasar dinero a otra caja o banco (Transferir entre cajas).

Importante

Según la política de la empresa, un egreso o transferencia que deje la caja en negativo puede estar bloqueado, permitido o pedir confirmación. Si no le deja, fondee primero la caja o consulte con su contador.

Cuentas por Cobrar y por Pagar

  • Cuentas por Cobrar: facturas de venta pendientes de cobro. Filtre por Local / Sede y Estado (Pendiente, Parcial, Pagado), por Detracción (SPOT), o busque por comprobante, cliente o RUC. Los contadores muestran Total Facturas, Pendientes, Parciales, Saldo Pendiente y Detracciones pendientes. Pulse Registrar cobro para aplicar un pago; en facturas con detracción, registre la constancia de depósito del Banco de la Nación.
  • Cuentas por Pagar: lo mismo del lado de los proveedores, con el pago de la factura y, si hay detracción, el depósito al Banco de la Nación con su constancia.

Flujo de Caja Predictivo

Proyecta cuánto va a cobrar y a pagar en los próximos días según los vencimientos de las cuentas pendientes.

  1. Elija la Sede y el Detalle (Cuentas por cobrar o Cuentas por pagar).
  2. Revise la tabla de Proyección por tramos (≤ N días y Más allá): Cobros previstos, Pagos previstos y Flujo neto.
  3. Lo ya vencido entra en el primer tramo y además se cuenta aparte (Vencido por cobrar, Vencido por pagar), porque se sigue esperando cobrarlo.
  4. Los indicadores DSO (días de venta pendientes de cobro) y DPO (días de pago pendientes) se calculan sobre el rango DSO/DPO desde / hasta.

Conciliación bancaria

  1. En Extractos Bancarios pulse Nuevo extracto y cargue el extracto que envía el banco (la "foto" del banco). Estados: Borrador o Cerrado.
  2. Pulse Conciliar en el extracto. El tablero muestra los Movimientos del banco y, para el seleccionado, los Candidatos en tránsito: cobros o pagos del ERP del mismo importe.
  3. Elija el candidato y pulse Conciliar: el dinero pasa de la cuenta de tránsito a la cuenta del banco.
  4. Para comisiones y el ITF (que no casan contra nada), use Cargo sin comprobante: elija Comisión bancaria o ITF y pulse Registrar ajuste; se asientan contra la cuenta de gasto.

Importante

Implicancia fiscal y contable: el saldo de tránsito es, en todo momento, lo cobrado que el banco todavía no abonó; al conciliar se vacía. El ITF y las comisiones son gasto deducible si están sustentados por el extracto. Las detracciones depositadas en el Banco de la Nación solo pueden usarse para pagar tributos: no las trate como liquidez disponible.

Preguntas frecuentes y errores comunes

El balance no cuadra. Hay un asiento descuadrado o importado con error; revise el Libro Diario (partida doble) y corrija con un extorno.

Un cobro del banco no tiene candidato. Ningún cobro en tránsito tiene exactamente ese importe: verifique el importe registrado, o registre el cobro faltante.

El flujo de caja no incluye una factura. Está pagada, o no está publicada, o su fecha de vencimiento está fuera del horizonte.

El estado de resultados por función sale en cero. Defina las reglas de destino de la clase 6/9.