Todos los libros y estados financieros del ERP salen de los asientos publicados: no se digitan dos veces. Este manual explica qué libro corresponde a qué pantalla, cómo descargar los archivos del PLE y cómo cerrar el mes y el ejercicio.

Requisitos previos y permisos

  • Dónde está: Escritorio → Contabilidad: Reg. Compras 8.1, Reg. Ventas 14.1, Libro Diario (5.1 / 5.2), Libro Mayor, Balance de Comprobación (10 Cols), Situación Financiera, Estado de Resultados, Declaracion Fiscal (PDT 621), Calendario SUNAT, Diferencia de Cambio, Cierre Fiscal PCGE (Clase 8) y Saldos Iniciales y Migración.
  • Permisos de consulta (PurchaseRegister List, SaleRegister List, JournalBook List, GeneralLedger List, TrialBalance10Cols List, BalanceSheet List, IncomeStatement List, TaxDeclaration List, etc.). Las exportaciones llevan permisos propios (ExportExcel, ExportPdf). Suelen asignarse al rol Contador.
  • Antes de generar libros, verifique que no queden asientos en borrador del periodo: solo los publicados entran.

Los libros y su pantalla

Libro SUNAT Pantalla del ERP Archivo
Registro de Compras (8.1) Reg. Compras 8.1 Exportar Formato 8.1 SUNAT
Registro de Ventas e Ingresos (14.1) Reg. Ventas 14.1 Exportar Formato 14.1 SUNAT
Libro Diario (5.1) y Simplificado (5.2) Libro Diario (5.1 / 5.2) Descargar PLE TXT, Excel, PDF
Libro Mayor Libro Mayor Consulta por cuenta
Balance de Comprobación (3.17) Balance de Comprobación (10 Cols) TXT PLE SUNAT (3.17), Excel, PDF
Inventario permanente 12.1 / 13.1 Kárdex de Productos Ver Kárdex

Nota

Para los contribuyentes obligados al SIRE, los registros de ventas y compras se presentan con la propuesta de SUNAT (ver SIRE Ventas y SIRE Compras); los Registros 8.1 y 14.1 siguen sirviendo para conciliar y archivar.

Registros de compras y ventas

  1. Abra Reg. Compras 8.1 (o Reg. Ventas 14.1) y elija el Periodo (Año-Mes). Opcionalmente filtre por Local, Punto de Venta, estado de pago o cobro.
  2. Pulse Cargar Compras (Cargar Ventas). Verá los comprobantes con su Base Imponible, IGV, ISC, percepciones, no gravado, detracción, total y su Validez SUNAT.
  3. Pulse Exportar Formato 8.1 SUNAT (o 14.1) para generar el archivo del libro.

La columna Validez SUNAT permite verificar en SUNAT si el comprobante del proveedor (o el suyo) es válido.

Libro Diario y Balance de Comprobación

  • Libro Diario: elija Año, Mes y el formato 5.1 (Oficial) o 5.2 (Simplificado). Cada línea muestra el CUO (código único de operación), la fecha, el diario, la cuenta PCGE y su denominación, la glosa, Debe, Haber y el comprobante. Al pie, PARTIDA DOBLE CUADRADA confirma que no hay descuadres; si dice DESCUADRE, revise los asientos antes de presentar.
  • Balance de Comprobación (10 columnas): elija el Año, el Mes de Corte y el Nivel de Dígitos PCGE (2, 3, 4 o todos). Muestra Sumas del Mayor, Saldos, Balance General y Resultados por Naturaleza y por Función. El pie confirma CUADRADO o NO CUADRA.

Estados financieros

  • Situación Financiera: balance general por ejercicio, con Total Activo contra Pasivo y Patrimonio y la Utilidad (Pérdida) del ejercicio. Debe decir Ecuación contable cuadrada (0.00).
  • Estado de Resultados: ganancias y pérdidas Por Función y Por Naturaleza, que deben coincidir (Ambas lecturas coinciden).

Ambos usan solo partidas mayorizadas (asientos publicados) y se exportan a Excel y PDF.

Declaración mensual: PDT 621

  1. Abra Declaracion Fiscal (PDT 621) y elija el Año y el Periodo.
  2. Elija el Régimen tributario: Régimen MYPE Tributario (1 %) o Régimen General (1.5 %) para el pago a cuenta del Impuesto a la Renta.
  3. Revise Ventas vs. Compras (débito fiscal − crédito fiscal − saldo a favor anterior = IGV a pagar) y Otros conceptos. Si el crédito supera al débito, no hay IGV que pagar y queda Saldo a favor para el próximo mes.
  4. El Total deuda tributaria suma IGV + Renta. Descargue Excel o PDF para preparar su declaración en SUNAT.
  5. Cuando presente la declaración, pulse Cerrar y declarar periodo.

Precaución

Un periodo declarado queda sellado: las cifras no se recalculan y ningún comprobante ni asiento con fecha de ese periodo puede registrarse, modificarse ni eliminarse. Concilie el SIRE y revise los borradores antes de cerrar.

Calendario de vencimientos

En Calendario SUNAT registre los vencimientos mensuales del PDT 621 y el SIRE por último dígito del RUC: Generar plantilla año crea las fechas sugeridas (días hábiles desde el 15 del mes siguiente) y usted las corrige con el cronograma oficial de SUNAT. El escritorio de Contabilidad usa esas fechas para avisarle los vencimientos.

Ajuste por diferencia de cambio

Al cierre de cada mes, las partidas monetarias en dólares se revalorizan (NIC 21):

  1. Abra Diferencia de Cambio y elija Año, Mes y Sede.
  2. Verifique el TC Cierre Compra (activos) y el TC Cierre Venta (pasivos); vienen precargados con la última cotización SBS y puede editarlos.
  3. Revise la previsualización: saldos USD, tipo de cambio histórico y de cierre, valor ajustado y la ganancia o pérdida de cada partida. Los totales muestran Ganancia (776), Pérdida (676) y el Efecto Neto del Mes.
  4. Pulse Generar Asiento de Diferencia de Cambio. El Historial de Ajustes guarda lo generado.

Cierre y apertura del ejercicio

  1. Abra Cierre Fiscal PCGE (Clase 8) (Cierre y Apertura Fiscal) y elija el Ejercicio y la Sede.
  2. Escriba el % Impuesto a la Renta y las Adiciones y Deducciones tributarias.
  3. Revise el Diagnóstico Pre-Cierre: si hay asientos en borrador, el botón queda bloqueado (Resuelva los asientos en borrador antes de cerrar).
  4. Pulse Ejecutar Cierre Fiscal (1-Clic). El sistema genera los asientos de cierre de la clase 8 (margen comercial, valor agregado, excedente de explotación, resultado antes de impuestos), el del Impuesto a la Renta y el asiento de apertura del ejercicio siguiente.
  5. El ejercicio queda CERRADO, con enlaces a cada asiento generado. Revertir Cierre Fiscal lo deshace si aún es posible.

Empezar sin historia (saldos iniciales)

Para empresas que inician su contabilidad en el ERP, Saldos Iniciales y Migración carga el Balance Inicial (Clase 1-5): use Cargar Plantilla Base PCGE, complete Debe y Haber por cuenta (debe indicar CUADRADO) y publique el Asiento de Apertura. También permite migrar facturas pendientes de cobro y pago.

Preguntas frecuentes y errores comunes

El libro diario sale con DESCUADRE. Hay un asiento publicado sin cuadrar o un error de datos importados. Ubíquelo en Asientos Contables y corrígalo con un extorno.

Un comprobante no aparece en el Registro de Compras. Está en borrador o su fecha pertenece a otro periodo.

No me deja modificar un asiento de un mes pasado. El periodo fue declarado y sellado en el PDT 621.

¿Cuándo debo generar la diferencia de cambio? Antes del cierre mensual, con el tipo de cambio de cierre SBS.

Importante

Implicancia fiscal: los libros electrónicos deben presentarse dentro del cronograma de SUNAT según el último dígito del RUC; la omisión o el atraso se sanciona. Los registros deben ser coherentes entre sí: ventas y compras (IGV), libro diario (asientos) y balance de comprobación (saldos) comparten la misma fuente en el ERP.