Todo comprobante electrónico del ERP se genera como XML UBL 2.1, se firma con el certificado digital de la empresa y se envía a SUNAT, que responde con un CDR (Constancia de Recepción). Este manual explica cómo emitirlos y cómo vigilar su estado.

Requisitos previos y permisos

  • Dónde está: Escritorio → Ventas → Facturas Electrónicas (Monitor FE) y Ventas Rápidas. Los resúmenes diarios están en Escritorio → Punto de Venta → Resúmenes Diarios.
  • Permisos: FeMonitor List para ver el monitor, FeMonitor Update para reenviar, FeMonitor ExportPdf para descargar PDF, DailySummary List/View/Create para los resúmenes y AccountMoveReversal Create para emitir notas.
  • La empresa debe tener cargado su certificado digital y las credenciales SOL (ver Datos de la empresa y sedes) y una serie activa para cada tipo de comprobante.

Importante

Sin certificado digital vigente el comprobante queda registrado pero no puede transmitirse a SUNAT. Compruébelo antes de empezar a vender.

Cómo se emite un comprobante

Hay tres puertas de entrada, y las tres terminan en el mismo monitor:

  1. Pedido de Venta → Crear Factura / Boleta (ver Pedidos y Ventas Rápidas).
  2. Ventas Rápidas → Nueva Venta → Procesar Venta y Facturar.
  3. Punto de Venta (POS): la boleta o factura se emite al cobrar (ver Punto de Venta).

Para Factura el cliente debe tener RUC; para Boleta, DNI u otro documento. El sistema valida el formato del documento antes de emitir.

El Monitor de Comprobantes Electrónicos

Abra Facturas Electrónicas. La pantalla se titula Monitor de Comprobantes Electrónicos · SUNAT UBL 2.1.

Filtros

Filtro Opciones
Buscar Número de comprobante, cliente o RUC.
Tipo Doc. Factura, boleta, notas.
Estado contable Contabilizado, Borrador, Cancelado.
Envío SUNAT Aceptado, Enviado (esperando CDR), Pendiente de envío, Rechazado, Error, Sin transmitir.
Desde / Hasta Rango de fechas de emisión.

Estados de envío

  • Aceptado: SUNAT recibió y aceptó el comprobante. Es el estado final correcto.
  • Enviado (esperando CDR): ya se envió y falta la respuesta.
  • Pendiente de envío / Sin transmitir: el comprobante existe, pero aún no salió hacia SUNAT.
  • Rechazado / Error: SUNAT lo rechazó o el envío falló. Abra el inspector para ver el motivo.

Si SUNAT no está disponible al emitir, la venta ya queda registrada y el envío se reintenta automáticamente; no se pierde la venta.

Acciones en cada fila

  • XML, CDR y PDF: descargas (si no están disponibles, el botón aparece desactivado).
  • Inspeccionar detalle técnico: abre el Inspector Técnico con el cliente, la Firma Digital (DigestValue), el contenido del QR, la respuesta de SUNAT (código y descripción) y las rutas del repositorio privado.
  • Re-transmitir a SUNAT (atajo F9): vuelve a enviar un comprobante rechazado, con error o sin transmitir. Requiere FeMonitor Update.

La columna Saldo Disponible muestra, en comprobantes de venta, cuánto de su valor puede aún rectificarse con notas de crédito (Consumido cuando ya se agotó).

Notas de crédito y de débito

Para corregir un comprobante ya aceptado no se edita: se emite una nota.

  1. En Ventas Rápidas, en la fila del comprobante, pulse Emitir Nota de Crédito / Débito. Se abre el Asistente de Rectificación.
  2. Elija el Tipo de rectificación:
    • Nota de Crédito: rebaja o anulación (catálogo 09 de SUNAT).
    • Nota de Débito: incremento o cargo (catálogo 10).
  3. Elija el Motivo SUNAT. Entre los de crédito están Anulación de la operación, Anulación por error en el RUC, Corrección por error en la descripción, Descuento global, Descuento por ítem, Devolución total, Devolución por ítem, Bonificación y Disminución en el valor. Entre los de débito, Intereses por mora, Aumento en el valor y Penalidades / otros conceptos.
  4. Si el motivo es parcial, escriba el monto a rectificar. Verá Rectificación parcial: S/ X de S/ Y.
  5. Escriba la Glosa / Sustento y pulse Emitir.

Advertencia

Al confirmar, el sistema emite el comprobante ante SUNAT y registra el asiento contable de rectificación. No se puede deshacer. Anulación de la operación exige rectificar el monto total.

Nota

Los motivos de devolución generan además un reingreso físico de stock al almacén del local de origen. El monto rectificado queda como saldo a favor del cliente cuando corresponde.

También existe la Nota Contable manual (con Guardar Borrador y Publicar Asiento) para comprobantes históricos o externos: allí debe indicar el Documento que Modifica (requisito de SUNAT) y su motivo.

Anular un comprobante

En Ventas Rápidas, pulse Anular, escriba el Motivo de anulación y Confirmar Anulación.

Precaución

La anulación envía a SUNAT una comunicación de baja (en boletas, un resumen de anulaciones), devuelve el stock y es irreversible. Una factura solo puede darse de baja dentro de los 3 días de su emisión; pasado ese plazo corresponde una nota de crédito.

Resúmenes diarios de boletas

Las boletas del Punto de Venta no se envían una a una: se declaran en bloque en un Resumen Diario.

  1. Abra Escritorio → Punto de Venta → Resúmenes Diarios. Las tarjetas superiores muestran Boletas sin declarar, Esperando respuesta y Requieren revisión.
  2. Pulse Declarar pendientes para enviar las boletas que aún no se declararon (también se declaran solas en el Cierre Z de la caja o con el barrido automático).
  3. Use Consultar ticket en la fila para preguntar a SUNAT por el resultado, y Ver las boletas declaradas para el detalle (gravadas, IGV, ICBPER).
  4. Descargue el XML firmado y el CDR cuando el resumen figure como Aceptado.

Preguntas frecuentes y errores comunes

El comprobante está «Rechazado». Abra el Inspector Técnico y lea la descripción de SUNAT. Los motivos más comunes son un RUC del cliente inválido, una serie no autorizada o un cálculo de IGV inconsistente. Corrija el dato en el origen y use Re-transmitir a SUNAT (F9).

Queda «Enviado (esperando CDR)» por mucho tiempo. SUNAT puede demorar. El sistema reconsulta solo; si persiste, use el reintento del monitor.

No me deja emitir una factura a un cliente con DNI. Una factura exige RUC. Para ese cliente emita una boleta.

¿Puedo editar una factura aceptada? No. Se rectifica con una nota de crédito o débito, o se anula dentro del plazo.

Nota

Implicancia fiscal: SUNAT exige que el comprobante electrónico se emita en el formato UBL 2.1, firmado digitalmente, con el código QR y el hash en la representación impresa. El ERP genera los tres automáticamente. Las ventas a crédito con detracción se emiten con la leyenda y la forma de pago correspondientes.