El CRM reúne en un solo lugar a las personas que le escriben a su empresa por distintos canales y le permite seguirlas, etapa por etapa, hasta cerrar la venta. Cada contacto interesado se registra como una iniciativa y se mueve por el Embudo de ventas, una pizarra Kanban con una columna por etapa.

Requisitos previos y permisos

  • Dónde está: Escritorio → Ventas → tarjeta CRM (también Mis actividades, Reportes del CRM, Clientes, Equipos de ventas, Etapas del CRM y Configuración del CRM).
  • Su usuario necesita permisos del CRM (CrmLead List para ver el embudo, CrmLead Create para crear iniciativas, CrmLead Update para moverlas). El rol Vendedor trabaja su propio embudo (crear, mover y convertir iniciativas, escribir al contacto y llevar su agenda); las etapas, los equipos y la configuración de canales son de administración.
  • Si no ve una opción en pantalla, no es un error: su rol no la incluye. Pídale al administrador del sistema que revise sus permisos.

Canales de entrada

Una iniciativa nace de cualquiera de estos canales, y siempre queda anotado de dónde vino:

Canal Cómo llega la iniciativa
Formulario web El formulario de su sitio envía los datos al CRM.
WhatsApp El primer mensaje de un número nuevo crea la iniciativa.
Messenger e Instagram El primer mensaje de una persona nueva crea la iniciativa.
TikTok Los mensajes y formularios de TikTok crean la iniciativa.
Manual Un usuario la registra con Nueva iniciativa.

Si la persona ya existe (se reconoce por su teléfono, su correo o su usuario en la red social), el mensaje se agrega a su historial y no se duplica la iniciativa.

Advertencia

La integración con TikTok está en validación: el formato de sus eventos puede requerir ajustes con una muestra real. Pruébela antes de depender de ella.

Conectar Meta (WhatsApp, Messenger e Instagram)

Esta configuración la realiza un administrador en CRM → Configuración, pestaña Meta (Facebook / Instagram / WhatsApp).

  1. Copie la URL del webhook que muestra la pantalla.
  2. En la aplicación de Meta, registre esa URL como webhook y suscriba el campo messages.
  3. Pulse Generar junto a Token de verificación y registre el mismo valor en Meta.
  4. Pegue el App Secret y el Access Token de página, y pulse Guardar configuración.

Importante

Sin el App Secret el sistema rechaza todos los eventos de Meta, porque no puede comprobar que provienen realmente de Meta. Los secretos guardados no se vuelven a mostrar: para reemplazar uno, escriba el valor nuevo.

Para responder por WhatsApp desde el CRM, en la pestaña Mensajería y formularios elija el Proveedor, escriba el Identificador del número (Phone Number ID) y el Token de acceso.

Mensajes de bienvenida

En la misma pantalla puede activar una respuesta automática para cada iniciativa nueva, por WhatsApp y por correo (el correo sale por el SMTP de su empresa). Los textos aceptan estas marcas, que el sistema reemplaza por los datos reales:

Marca Se reemplaza por
{nombre} Nombre del contacto
{empresa} Empresa del contacto
{titulo} Título de la iniciativa
{negocio} Nombre de su empresa

Formularios de otros sitios web

Si su formulario está en otro dominio, agréguelo en Orígenes autorizados (uno por línea, por ejemplo https://www.minegocio.com). Un formulario cuyo dominio no esté en la lista no podrá enviar iniciativas.

Trabajar en el embudo de ventas

Abra CRM → Embudo de ventas. Cada columna es una etapa y cada tarjeta, una iniciativa.

  1. Pulse Nueva iniciativa, complete los datos del contacto y elija el Origen, el Ejecutivo responsable y la Prioridad. Puede dejar una Nota inicial.
  2. Arrastre la tarjeta a la etapa siguiente cuando avance la conversación.
  3. Use los filtros para ver solo un ejecutivo, un equipo o un origen.
  4. Pulse sobre una tarjeta para abrir su ficha.

Nota

Solo puede arrastrar tarjetas quien tiene permiso para modificar iniciativas. Sin ese permiso el embudo se muestra en modo de consulta y las tarjetas no se mueven.

Ganar y perder

  • Al llevar una tarjeta a una etapa de tipo Ganado, el sistema abre la conversión a cliente (ver Cotizaciones y equipos de ventas).
  • Al llevarla a una etapa de tipo Perdido (o al pulsar Perdido en la ficha), el sistema pide el motivo. Ese motivo alimenta los reportes.

La ficha de la iniciativa

En la ficha encontrará:

  • Datos: título, contacto, empresa, correo, teléfono, monto estimado y fecha de cierre estimada. Pulse Guardar datos para conservar los cambios.
  • Historial: todas las interacciones, en orden. Aquí puede escribir por WhatsApp, por correo o dejar una nota interna.
  • Actividades programadas: llamadas, reuniones y tareas con fecha. Use Programar actividad y, al terminar, Hecha. Las actividades se marcan por colores: A tiempo, Vence hoy y Vencida.

La lista de todas sus actividades está en CRM → Actividades.

Etapas del embudo

Los administradores definen el embudo en CRM → Etapas: nombre, orden, Probabilidad (%), color y Tipo (en curso, ganado o perdido). La probabilidad de la etapa es la que usan los reportes de pronóstico.

Reportes

En CRM → Reportes encontrará el Pronóstico de ventas y el reporte de Rendimiento y conversión, con filtros por equipo y por fechas.

Preguntas frecuentes y errores comunes

No veo la tarjeta CRM en el escritorio. Su rol no tiene el módulo Ventas o el permiso CrmLead List. Pida al administrador que lo revise en Configuraciones → Roles.

Las tarjetas no se dejan arrastrar. Su rol puede ver el embudo pero no modificar iniciativas (CrmLead Update). El embudo se muestra entonces en modo de consulta.

Escribieron por WhatsApp o Messenger y no apareció la iniciativa. Revise en Configuración del CRM que el App Secret y el Access Token estén guardados y que el webhook esté suscrito al campo messages. Sin App Secret, el sistema rechaza todos los eventos de Meta.

Me dice «El embudo no tiene etapas». Un administrador debe crear la primera etapa en Etapas del CRM (el enlace Cree la primera aparece en el propio embudo).

¿Se duplican las iniciativas si el cliente escribe dos veces? No. El sistema reconoce a la persona por su usuario en la red social, su teléfono o su correo, y agrega el mensaje a su historial.

Nota

Implicancia fiscal: el CRM no emite comprobantes. Los datos fiscales del cliente (tipo y número de documento) se validan al convertir la iniciativa en cliente, porque con ellos se emitirá después la factura o boleta electrónica (UBL 2.1). Ver Cotizaciones y equipos de ventas.